Papierlos 2013

photoBereits im letzten Jahr habe ich häufiger über die sich anhäufenden Papierstapel und prallen Aktenordner in meinem häuslichen Büro geschimpft und nach Lösungen gesucht. Spätestens aber nach der Blogreihe von Julian und der Aktion #paperless2013 stand die Umsetzung des papierlosen Büros ganz groß auf der „gute Vorsätze“ Liste für das neue Jahr.

Voraussetzungen

für eine erfolgreiche verdigitalisierung des Schriftverkehrs sind:

1.) ein Konzept (was will ich bis zu welchem Grad digitalisieren?) und
2.) die passende Hardware.

Konzept

Zu 1.) sollte man sich im Vorfeld über die rechtlichen Rahmenbedingungen informieren, Stichwort „Aufbewahrungsfristen„. Verträge, Zeugnisse, Urkunden, etc sollte man sicherlich nicht durch den Papierschredder schieben.

Bei mir läuft das folgendermaßen: alles was bereits wohl sortiert in Ordnern abgeheftet ist, bleibt auch dort und wird bis zum Ablauf der Fristen eingelagert. Lediglich Dokumente, die ich regelmäßig hervorgekramt habe, wurden digitalisiert. Hier muss jeder seine individuellen Bedürfnisse ermitteln und danach handeln.

Hardware

Zu 2.) musste ich nicht lange suchen. Ich habe mich wie Julian und Cashy für den Fujitsu ScanSnap S1500 entschieden. Das Gerät tut mit einer „one button“ Lösung genau das, was es soll:

  • Papier(stapel) rein
  • Knopf drücken
  • *zzzp zzzp zzzp*
  • ein volldurchsuchbares PDF liegt im Zielordner
  • ob das dokument farbig, s/w, ein- oder doppelseitig ist, ermittelt das Gerät automatisch.

Und was ich zuvor nicht für möglich gehalten habe: die ganze Papierlosgeschichte macht nur mit durchsuchbaren PDFs Sinn, denn dann ist es völlig egal, wie das Dokument heißt oder wo es abgelegt ist: spotlight (die suchfunktion von OSX) findet ALLES. Beispiel:

Aus unerklärlichen Gründen habe ich die PIN meiner SIM-Karte 3 mal falsch eingegeben und benötige nun die PUK zum Entsperren der SIM. Bis vor kurzem musste ich zu Hause irgendeinen™ Ordner durchwühlen, um das entsprechende Schreiben zu finden. Heute läuft das folgendermaßen:

  • CMD+SPACE drücken (um spotlight zu öffnen)
  • „puk sim“ eingeben
  • das gefundene PDF öffnen
  • fertig!

Zusatzsoftware benötige ich dank Spotlight nicht!

Noch ein paar Spartips zur Scannerbeschaffung

Den Fujitsu ScanSnap S1500 gibt es in einer Windows und einer Mac Variante (S1500M). Die Windowsvariante ist 100€ günstiger (warum auch immer), funktioniert aber ebenfalls völlig tadellos an einem Mac. Weitere 100€ lassen sich durch die Veräußerung der beiliegenden „Adobe Acrobat X für Windows“ Lizenz erzielen, sodass sich die Anschaffungskosten recht gut optimieren lassen.

Fujitsu hat vor ein paar Tagen einen neuen Scanner auf den Markt geworfen: den ScanSnap iX500. Dieser hat zusätzlich eine WLAN Schnittstelle und scannt anstatt 20, 25 Seiten/Minute.

Fazit

Die Sache ist super und die Umsetzung dank der guten Hardware/Software Kombo total easy. Eingehende Briefe werden inzwischen geöffnet, gescannt und geschreddert! Papierstapel adeeee! 😀

Fragen? Immer her damit!

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